Checklist: il modo migliore per fare bene (quasi) tutto

Per un breve periodo ho lavorato con un ingegnere. Era il mio capo, per la precisione. Il nostro non fu un rapporto alla pari ovviamente, ma sicuramente fu paritario: dignitoso, schietto e produttivo. Da lui ho imparato molto e – ne sono sicuro – credo di aver lasciato anche io qualcosa. Ma su un aspetto, più di tutti, mi ha insegnato una lezione che ancora oggi porto con me: la potenza della lista delle cose da fare.

Ogni mattina, al suo arrivo, iniziava la giornata con un gesto semplice: stilava una lista di attività da svolgere, nitida e ordinata, scritta con calligrafia chiara. Mi colpiva quella routine razionale. Forse gli ingegneri crescono e si formano in un universo geometrico precluso a noi comuni mortali. Non mi saprei dare altra spiegazione.

Un’altra storia, un’altra lezione

Facciamo un salto nel tempo. Nel 1934, l’aviazione americana cercava un nuovo velivolo: un bombardiere plurimotore, con grande autonomia e capacità di carico. La Boeing progettò un prototipo imponente: quattro motori, armamento pesante, una velocità impressionante. Durante le prime prove, l’entusiasmo fu tale che un giornalista lo soprannominò “fortezza volante”.

Il 30 ottobre 1935 era previsto il volo di collaudo. L’aereo decollò, salì rapidamente e dopo pochi secondi entrò in stallo, precipitando rovinosamente. L’inchiesta rivelò che l’equipaggio aveva dimenticato di disattivare un meccanismo simile a un freno a mano, usato a terra. Ai comandi c’erano piloti con migliaia di ore di esperienza: non fu quindi un errore dovuto a incompetenza, ma a eccesso di complessità.

La Boeing perse la gara: furono acquistati 133 aerei della Douglas. Ma l’aviazione americana continuò a credere nella “fortezza volante”, acquistò 13 esemplari e li sottopose a ulteriori test. I tecnici, pur riconoscendone il valore, scrissero un rapporto impietoso: l’aereo era troppo difficile da far volare. La soluzione? Una checklist: un elenco di controlli da eseguire prima del decollo.

Quella fu una rivoluzione. Oggi, ogni aereo – civile o militare – si alza in volo solo dopo aver completato una lista dettagliata di controlli. E tutto partì da lì.

To-do list e checklist

Ho parlato di due pratiche solo apparentemente simili: la to-do list e la checklist. La prima è un elenco di attività diverse da svolgere in un certo arco di tempo. La seconda è un insieme ordinato di passaggi da seguire per portare a termine un’unica attività complessa.

La distinzione non è solo semantica, ma pratica. Tuttavia, entrambe rispondono alla stessa logica: semplificare, ordinare, evitare errori. Sono strumenti fondamentali per fare bene (quasi) tutto.

Come creare una lista davvero efficace: regole generali

1. Scriverla prima di iniziare: l’azione viene dopo il pensiero.

2. Rileggerla e correggerla: rimuovere il superfluo, aggiungere l’essenziale.

3. Lasciare spazio: nuove urgenze o imprevisti arriveranno sempre.

   
   

Come creare una lista davvero efficace se si tratta di una to-do list:

4. Essere realistici: meglio poche cose fatte bene che troppe lasciate a metà.

5. Dare un ordine di priorità: ciò che è più importante va fatto prima.

6. Inserire anche le attività di routine: mail, telefonate, aggiornamenti.

Quando usarle?

Molto più spesso di quanto pensiamo. Non solo sul lavoro, ma anche nella vita quotidiana: per prepararsi a un viaggio, per un colloquio con il medico o con gli insegnanti dei propri figli, per fare la spesa, per affrontare una riunione delicata.

La programmazione ex-ante riveste una fondamentale importanza proprio perché ci permette di inquadrare quello che dobbiamo fare prima di iniziare a farlo. Pensarci dopo sarebbe troppo tardi.

Una checklist non garantisce il successo, ma spesso evita il fallimento.